Fråga tio restauranger hur ofta de inventerar och du får månadsvis, månadsvis, månadsvis, och sedan ett ställe som svär vid söndagskvällar. Fråga varför, och nästan ingen har ett skäl utöver vana eller vad den förra chefen gjorde. Det är en av de frågor som låter som om den borde ha ett standardsvar och inte har det, eftersom det ärliga svaret är att frekvensen hör till varan, inte till restaurangen som helhet.
En kartong krossade tomater och en låda oxfilé är båda lager, och att behandla dem likadant är det som gör inventering till ett straff.
Varför “hur ofta” inte har ett enda svar
Skälet till att en enda siffra inte fungerar är att en inventering är en mätning, och mätningar är värda att göra i den takt det du mäter faktiskt rör sig.
Torkad pasta som står på en hylla gör inte mycket mellan tisdag och fredag. En bricka havskräftor gör det. Räknar du båda i samma månadsrytm blir pastan mätt betydligt oftare än den behöver, och havskräftorna har haft fyra veckor att gå fel innan någon tittar. Du hamnar i att lägga större delen av inventeringsarbetet på det lager som är minst troligt att överraska dig.
Det finns ett andra skäl, och det är det som avgör allt i praktiken. En inventering du inte klarar att hålla är värd mindre än en långsammare du faktiskt kör. Gott om kök har startat ett veckoschema i januari och tyst släppt det i mars, vilket lämnar dem sämre ställda än den månadsinventering de övergav, för nu finns det ett hål i historiken också. Värt att säga rakt ut: veckovisa helinventeringar är inte standard i större delen av Europa, och råd som behandlar dem som den självklara utgångspunkten beskriver en annan marknad.
Så den användbara frågan är smalare än hur ofta du bör inventera. Den är vilket av ditt lager som förtjänar en närmare titt, och hur ofta just det lagret ändras nog för att vara värt vandringen.
De tre inventeringsnivåerna och vad som hör till varje
De flesta kök sorterar sig rent i tre nivåer när du slutar tänka på hela förrådet på en gång.
Den nära bevakningen, varje vecka eller däromkring. Kött, fisk och skaldjur, mejeri, sprit och vin, plus allt annat som är dyrt per kilo eller lätt att bära ut ur huset. Den här nivån är oftast en liten del av ditt antal artiklar och en stor del av dina pengar, vilket är precis därför den förtjänar uppmärksamheten. I de flesta kök är det någonstans mellan femton och fyrtio rader, och en vand person kommer igenom dem på tjugo minuter.
Helinventeringen, varje månad. Den här täcker allt, den nära bevakningen inkluderad, anpassad till den period du rapporterar på. Det är inventeringen som stänger böckerna och matar din råvaruprocent, som är där din avvikelsesiffra kommer från. Den är ryggraden, och den flyttar sig inte.
Den långsamma hyllan, varje kvartal eller när något ser fel ut. Den här täcker städmaterial, engångsartiklar, torrvaror med lång hållbarhet och vad annat som bor längst in i förrådet. De raderna är billiga och långsamma, och de visar sig nästan aldrig vara källan till ett problem. Att räkna dem varje månad gör ingen skada utöver att lägga arbete som kunde gått någon nyttigare väg.
Barer vill ofta ha sin egen rytm utöver detta, eftersom sprit och vin kombinerar högt värde med den lättaste sortens förlust att förklara bort. Är det din situation är att räkna en bar snabbt ett eget hantverk värt att läsa på om.
Hur du sorterar ditt eget lager i nivåerna
Du behöver inget system för att göra det här, och det tar bara en eftermiddag.
Ta fram din senaste helinventering och sortera den efter värde, vilket betyder enhetskostnad multiplicerat med hur mycket du håller. Se var pengarna faktiskt ligger. I de flesta kök bär något i stil med en femtedel av raderna tre fjärdedelar av värdet, och den femtedelen är din nära bevakning innan du tänkt på något annat.
Justera sedan för två saker värdekolumnen inte kan se. Det första är hastighet. En vara kan vara billig och ändå förtjäna en veckovis titt om du går igenom enorma mängder av den, eftersom en liten procent av ett stort tal fortfarande är verkliga pengar. Det andra är frestelse. Sprit, premiumdetaljer och allt som är bärbart och åtråvärt hör till den nära bevakningen oavsett vad värdesorteringen säger.
Vad du bör landa i är en kort lista du skulle kunna räkna före service utan att bäva, och en lång lista du rör en gång i månaden. Har den korta listan vuxit förbi vad en person klarar på en halvtimme är den för lång, och något på den hamnade där genom oro i stället för bevis.
Vad som ändras när en inventering tar en timme i stället för åtta
Inget av det ovan överlever kontakt med ett verkligt kök om inte en annan sak också är sann.
Varje argument för att räkna oftare möter samma vägg, nämligen att räkning är långsamt. När en helinventering betyder ett skrivbräde, ett kylrum, ett kalkylblad nästa morgon, och någon som stämmer av det mot fakturor i ytterligare två timmar, då sker det naturligtvis månadsvis. Ingen kommer att göra det varje vecka. Frekvensfrågan och metodfrågan är samma fråga i olika kläder.
Ändra metoden och frekvensargumentet löser upp sig. En inventering körd på en telefon, vara för vara, som summerar under vägen, gör åtta timmar till en eller två. Då slutar en veckovis nära bevakning vara ett projekt och blir något en kock gör mellan leveranser. Själva rutinen betyder lika mycket som kalendern, eftersom en inventering gjord på samma sätt varje gång är den enda sorten du kan jämföra med förra veckans.
Bestäm det innan du sätter något schema. Är din nuvarande inventering en hel dag, planera inte en veckonivå. Fixa inventeringen först, och låt frekvensen följa efter.
Kostnaden för att inventera för sällan
Skälet till att något av detta betyder något är upptäcktsfördröjning: avståndet mellan att något går fel och att du får veta det.
Säg att en leverantör gör om en förpackningsstorlek utan att nämna det, eller att en nyanställd lägger upp fyrtio gram för mycket på en populär rätt. På en månadsinventering löper det i upp till fyra veckor innan det syns i en siffra, och då har det blivit en klump avvikelse du inte kan tillskriva något särskilt. Du vet att du tappade pengar. Du vet inte på vad. Det gapet mellan teoretisk och faktisk råvarukostnad är bara användbart om det anländer medan du fortfarande minns vad som ändrades.
Korta intervallet på de varor där pengarna faktiskt rör sig och samma problem visar sig på sju dagar, litet nog att spåra och litet nog att rätta. Inget med förlusten ändrades. Vad som ändrades är hur mycket av den du fick betala innan du fick veta. Även några få procents avvikelse summerar till ett tal värt att fånga tidigt.
Vanliga frågor
Hur ofta bör en restaurang inventera? En helinventering varje månad, anpassad till din rapportperiod, plus en veckovis koll på dyra varor med hög omsättning som kött, fisk och skaldjur, mejeri och sprit. Långsamma varor med lågt värde kan vänta på en kvartalsvis titt.
Är veckovis inventering realistiskt? För en kort lista med dyra varor, ja, och det tar tjugo till trettio minuter när inventeringen körs på en telefon. En veckovis inventering av allt är något helt annat och är ovanligt i större delen av Europa.
Bör varje enhet i en grupp inventera samma dag? Ja, om du vill jämföra dem. Inventeringar gjorda olika dagar beskriver olika veckor, och varje avvikelse du ser mellan enheter är delvis bara kalendern. Grupper fastställer oftast en gemensam inventeringsdag av precis det skälet.
Minskar tätare inventering faktiskt råvarukostnaden? Inventering minskar ingenting i sig. Vad den gör är att korta tiden mellan att ett problem börjar och att du ser det, vilket är det som gör problemet möjligt att rätta medan det ännu är litet.
Att hitta din rytm
Schemat som fungerar är det som lägger uppmärksamheten där dina pengar är och lämnar resten i fred. Kör den månatliga helinventeringen som stänger dina böcker, lägg till en veckovis runda på den korta listan med varor som bär värdet, och kasta en blick på den långsamma hyllan en gång per kvartal. Gör sedan inventeringen snabb nog att veckonivån inte blir en förhandling varje gång.
Stockifi sköter inventeringen på mobil och web, inklusive offline i kylrummet, och räknar ut avvikelsen i samma stund som en inventering stängs, så siffrorna är klara innan du lämnat huset. Se hur inventering fungerar.