Att veta hur du gör en inventering i en restaurang handlar mindre om att räkna och mer om att räkna på samma sätt varje gång. En inventering är det enda ögonblick där du byter ett antagande mot ett faktum: det här är vad som faktiskt står på hyllan. Får du metoden rätt blir det faktumet användbart. Får du den fel producerar du en siffra som ser exakt ut och betyder mycket lite.
Skillnaden är nästan alltid konsekvens. Den här guiden går igenom hela rutinen, från förberedelsen innan du börjar till att göra den färdiga inventeringen till något du kan agera på, så att siffrorna håller vecka efter vecka.
Förberedelse innan du räknar
En bra inventering börjar innan någon plockar upp en telefon. Förberedelsen är det som gör en inventering jämförbar med nästa.
Tre saker att bestämma i förväg:
- Sortera inventeringslistan efter förvaringsplats. Lista varorna i den ordning du fysiskt går förbi dem, så att inventeringen följer rummet i stället för att hoppa runt. Att räkna efter plats i stället för efter recept är den enskilt största tidsbesparingen.
- Välj en fast punkt i leveranscykeln. Räkna alltid vid samma tidpunkt i förhållande till leveranser, helst innan en stor landar. En inventering gjord efter en leverans och en gjord innan är inte jämförbara, och missmatchningen dyker upp senare som falsk avvikelse.
- Definiera enheterna en gång. Bestäm om en vara räknas i flaska, kartong eller vikt, och håll den definitionen varje gång. De flesta inventeringsfel är enhetsfel, inte felräkningar.
Hur ofta du kör inventeringen är sin egen fråga, som täcks i hur ofta en restaurang bör inventera. Metoden nedan fungerar i vilken takt du än väljer.
Så kör du en inventering i restaurangen
Med förberedelsen på plats blir själva inventeringen en repeterbar rutt i stället för en skattjakt.
Räkna i en fast rutt
Gå igenom rummet på samma sätt varje gång, enligt din platssorterade lista. Börja i ett hörn av kylrummet och rör dig genom det i ett fast mönster, sedan torrförrådet, sedan linjen. En fast rutt betyder att inget hoppas över och inget räknas två gånger, och den gör inventeringen snabbare desto mer du upprepar den.
Räkna efter förvaringsplats
Räkna allt på ett ställe innan du går vidare, i stället för att jaga varje vara i ett recept över tre förvaringsutrymmen. Ingredienser bor på fler än ett ställe, så att räkna efter plats är det som hindrar att samma back glöms bort eller dubbelräknas.
Registrera i konsekventa enheter
Lägg in varje vara i den enhet du definierade under förberedelsen. Den vanliga fällan är ändrad förpackningsstorlek: en leverantör ändrar en kartong från 12 till 10 enheter, och en inventering förd i kartonger överskattar tyst vad som finns i lager. Registrera den verkliga enheten och notera förpackningsstorlekar när de ändras.
Hantera öppnade och delvis använda varor
Öppna flaskor, halvanvända backar och delvisa kartonger är där inventeringar blir lösa. Välj en metod och håll dig till den: väg öppnade varor på en våg, eller uppskatta till en konsekvent bråkdel, till exempel tiondelar. Det som betyder något är att alla räknar en halvfull behållare på samma sätt varje gång.
Att räkna med en andra person
En inventering är mer tillförlitlig när en person räknar och en annan registrerar, och den är betydligt mer tillförlitlig när båda följer en överenskommen metod. Risken i en soloinventering är glidning: små personliga genvägar som ändras lite varje gång. Vare sig en person räknar eller två, skriv ner metoden och lär upp nyanställda i den under deras första månad, så att inventeringen överlever ett byte av vem som är i tjänst.
Att göra inventeringen till en avvikelse
En inventering i sig är bara en lista över vad du har. Den blir användbar när du jämför den med vad du borde ha. Den jämförelsen är din avvikelse, gapet mellan teoretisk och faktisk råvarukostnad, och det är hela skälet till att inventeringen är värd att göra.
Ta inventeringen, dra den och din försäljning från ingående lager och inköp, och du kan se om det som faktiskt lämnade hyllorna stämmer med vad dina recept säger att det borde. Ett gap pekar på svinn, överportionering eller en kostnad som glidit, var och en utforskad i de sju orsakerna till avvikelse. Att agera på det gapet tidigt är hur du minskar avvikelsen i råvarukostnaden innan den växer till ett marginalproblem.
Vanliga fel vid inventering
Några få fel står för de flesta otillförlitliga inventeringar:
- Ojämn tidpunkt. Att räkna vid en annan punkt i leveranscykeln varje period producerar avvikelse som egentligen bara är en kalendereffekt.
- Enheter som inte stämmer. Att räkna kartonger en vecka och styck nästa, eller att missa en ändrad förpackningsstorlek, förskjuter siffrorna mer än en felräkning någonsin skulle.
- Att hoppa över de svåra ställena. Kylrummet och de öppnade varorna är tråkiga, och de är precis där de dyra varorna står. En inventering som rundar förbi dem missar pengarna.
Att göra inventeringar snabba nog att göra ofta
Skälet till att de flesta inventeringar överges är friktion. Att räkna på papper och knappa in det i ett kalkylblad efteråt gör en hanterbar uppgift till ett tvåstegsarbete, och det andra steget är där det tyst slutar hända. Att räkna direkt in i en app på golvet tar bort ominmatningen, vilket är merparten av det som gör en snabbare inventering realistisk att upprepa.
Här passar Stockifi in. Personalen räknar på en telefon medan de går genom rummet, siffrorna synkas utan ominmatning, och avvikelsen räknas automatiskt mot recept och försäljning i samma stund som inventeringen stängs. Rutinen ovan gör fortfarande jobbet. Verktyget tar bort friktionen som brukar döda den. Se hur mobil inventering och avvikelse fungerar.
Vanliga frågor
Hur lång tid bör en inventering i restaurangen ta? Det beror på verksamhetens storlek, men en helinventering som drar ut i timmar är oftast ett metodproblem. En platssorterad rutt och mobil registrering får en typisk inventering ner till en bråkdel av tiden en process med papper och kalkylblad tar.
Hur ofta bör du göra en inventering? Räkna dyra varor med hög omsättning varje vecka och kör en helinventering varje månad. Rätt frekvens beror på hållbarhet och kostnad, där färska och dyra varor förtjänar den närmaste bevakningen.
Vad är det bästa sättet att inventera i en restaurang? Räkna efter förvaringsplats i en fast rutt, registrera i konsekventa enheter, och lägg in siffrorna på en telefon under vägen så att det inte blir en andra runda av inknappning. Konsekvent metod betyder mer än något enskilt verktyg.
Att få inventeringen rätt
Hur du gör en inventering i en restaurang kokar ner till en repeterbar rutin: förbered för konsekvens, gå en fast rutt efter plats, registrera i stabila enheter, och gör den färdiga inventeringen till en avvikelse du kan agera på. Börja med en sorterad inventeringslista och en fast tidpunkt i din leveranscykel, och håll metoden stabil oavsett vem som räknar. Inom ett par cykler slutar siffrorna vara en diskussion och börjar vara ett verktyg.