De fleste restauranter sporer varekost på samme måte: en månedlig resultatrapport kommer inn, varekostprosenten sjekkes mot forrige måneds tall, og ser den omtrent lik ut, stopper gjennomgangen der. Når rapporten ankommer er perioden den dekker allerede avsluttet, og muligheten til å handle på det den viser er borte.
Et system for varekostsporing er noe annet enn en varekostrapport. En rapport forteller deg hva som skjedde. Et sporingssystem gir deg informasjonen mens det fortsatt er tid til å gjøre noe med den.
Hva et system for varekostsporing må gjøre
Formålet med sporing er ikke å produsere et tall, men å fange opp bevegelse tidlig nok til å handle. Tre ting må skje konsekvent for at dette skal fungere.
Det første er å holde oppskriftskostnadene oppdatert. Når en leverandør øker prisene og oppskriftskortet fortsatt viser den gamle kostnaden, undervurderer alle marginkalkuleringer basert på den retten den faktiske kostnaden helt til noen oppdaterer den. Å spore en prosent mot utdaterte oppskriftsdata gir inntrykk av kontroll uten at det faktisk er kontroll.
Det andre er å telle varer hyppig nok til å generere avviksdata som er verdt å se på. En varetelling gjort én gang i måneden viser hvor ting endte opp. En varetelling gjort ukentlig eller per kategori viser hvor ting er på vei, og det er en vesentlig annen informasjon for en virksomhet som prøver å fange problemer før de forverres.
Det tredje er å gjennomgå avvik i stedet for bare å registrere dem. Gapet mellom teoretisk og faktisk varekost er bare nyttig hvis noen ser på det og sporer det tilbake til en årsak. Et avvikstall som arkiveres uten videre undersøkelse bekrefter at noe skjedde, men forklarer ikke hva eller hvor.
Tegn på at den nåværende tilnærmingen ikke fungerer
Noen mønstre tyder på at sporing skjer, men ikke fungerer som et system.
Ett er overraskende varekost ved månedsslutt. Hvis prosenten ser annerledes ut ved periodeslutt enn den gjorde midtveis i måneden, fanger ikke sporingsrytmen opp bevegelse tidlig nok til at noe kan korrigeres før perioden avsluttes.
Et annet er oppskriftskostnader som ikke er oppdatert siden siste runde med leverandørprisendringer. Hvis den teoretiske kostnaden alt sammenlignes mot allerede er utdatert, måler hvert avvikstall som produseres fra det grunnlaget gapet fra et unøyaktig utgangspunkt, ikke fra hva virksomheten faktisk betaler.
Et tredje er avvik som registreres uten å spores. Når varetellingsresultater logges jevnlig, men gjennomgangsprosessen ikke kobler tallene til en årsak, for eksempel et porsjonsproblem på en bestemt vare eller en prisøkning som ennå ikke er reflektert i oppskriftskostnadene, genererer tellingen data som ikke brukes. Systemet eksisterer på papiret uten å fungere som ett.
Det manuelle systemet: hva det innebærer
For virksomheter som ennå ikke bruker dedikert programvare, trenger et konsistent manuelt system for varekostsporing tre komponenter som fungerer sammen.
En logg over oppskriftskostnader. Et sentralt dokument som holder den aktuelle ingredienskostnaden for alle nøkkelvarer på menyen, oppdatert hver gang en ny faktura ankommer med en prisendring. Vanen som holder dette fungerende er å knytte oppdatering av oppskriftskostnader direkte til fakturabehandling og gjøre begge deler samtidig, slik at oppdateringen aldri blir en utsatt oppgave som venter på en roligere uke.
En plan for varetelling. En definert rytme, med ukentlige tellinger på høyforbrukskategorier og månedlige tellinger på alt annet som minimum. Formatet må være konsistent nok til at resultater kan sammenlignes på tvers av perioder uten å justere for at tellingen ble gjort annerledes fra uke til uke.
En avviksgjennomgang. Et kort ukentlig møte, 30 minutter er vanligvis nok, der kjøkkenet eller driftslederen går gjennom de siste avvikstallene, identifiserer alt over terskelen og bestemmer den sannsynlige årsaken før neste telling. Uten dette steget samles data uten å drive beslutninger.
Den manuelle versjonen er gjennomførbar i de fleste virksomheter med disiplinert bemanning. Den blir vanskelig å opprettholde i høyvolumsperioder eller når nøkkelpersoner slutter, og det er der de fleste manuelle systemer til slutt bryter sammen.
Det automatiserte systemet: hva som endres
De samme tre komponentene finnes i et automatisert system, men innsatsen som kreves for å holde hver av dem oppdatert faller betydelig.
Når fakturaer behandles automatisk, oppdateres oppskriftskostnadene etter hvert som leverandørpriser endres, i stedet for å vente på et manuelt gjennomgangssteg. Når varetellinger gjøres via en mobilapp med sanntidssynkronisering, beregnes avvik umiddelbart etter at tellingen er fullført i stedet for å kreve manuell dataregistrering og formelarbeid. Når avviksrapportering kjøres automatisk, skifter den ukentlige gjennomgangen fra å sette sammen dataene til å tolke dem, og det er der tiden er bedre brukt.
Den operative fordelen går utover spart tid. Et manuelt system er bare så pålitelig som personen som vedlikeholder det i den travleste vaktuka, mens et automatisert system kjører konsekvent uavhengig av hvor krevende driften er.
Stockifi kobler alle tre komponentene i én arbeidsflyt. Fakturadata mates automatisk inn i oppskriftskostnader, varetellinger synkroniseres direkte fra appen, og avviksrapporter genereres etter hver telling. Dermed kjører varekostsporing som en innebygd funksjon i driften, ikke som et ekstra oppgavelag oppå den.
Hvor du bør starte
Begynn med de 20 ingrediensene som utgjør mest av forbruket ditt. Full oppskriftskostsporing over hele menyen er målet, men de 20 ingrediensene med høyest forbruk driver størstedelen av varekostbevegelsen. Å få disse oppdatert og vedlikeholdt først gir det meste av verdien med en håndterbar startramme.
Sett en tellefrekvens før du bekymrer deg for metode. En ukentlig varetelling gjort ufullkomment er mer nyttig enn en perfekt telling gjort kvartalsvis. Frekvens er det som genererer dataene du trenger for meningsfull avviksanalyse. Metoden forbedres med repetisjon og kan finjusteres over tid.
Definer en avviksterskel som utløser en samtale. Ikke hvert avvikstall krever undersøkelse. En klar terskel, for eksempel alt over 3 % på en nøkkelingrediensskategori, skaper en konsistent regel for når et tall blir en oppgave som krever handling i stedet for et datapunkt å logge og gå videre fra.
Gå gjennom systemet kvartalsvis. En sporingsprosess som fungerer for en meny med 40 retter kan trenge justering når menyen vokser eller driften endres. En kvartalsgjennomgang som dekker om oppskriftskostnadene er oppdaterte, om tellerytmen fortsatt er riktig og om avvik spores i stedet for bare å registreres, holder systemet funksjonelt etter hvert som virksomheten utvikler seg.
Restaurantene med pålitelig varekostsporing gjør ikke nødvendigvis mer enn de som sliter med det. De har en prosess som kjører konsekvent, genererer data de kan handle på og kobler tall til beslutninger før perioden avsluttes.
Hvordan ser den nåværende varekostsporingsprosessen din ut, og hvor raskt dukker en kostnadsendring opp i tallene du bruker til å ta beslutninger?